Smartlane API

The Smartlane API Developer Hub

Welcome to the Smartlane API developer hub. You'll find comprehensive guides and documentation to help you start working with the Smartlane API as quickly as possible, as well as support if you get stuck. Let's jump right in!

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2. Webanwendung

Für den Disponenten

2.1 Aufträge im System hinterlegen

Um Touren planen zu können, müssen Sie Ihre Liefer- oder Dienstleistungsaufträge in das Smartlane-System bringen. Dazu haben Sie mehrere komfortable Möglichkeiten:

  • Import der Aufträge via Excel-Tabelle
  • Manuelle Eingabe einzelner Aufträge direkt in der Webanwendung
  • Vollautomatisierte regelmäßige Imports aus Ihrem bisherigen/parallel bestehenden Auftragsmanagement- / CRM- / SAP- / oder sonstigem Datenbanksystem (sprechen Sie uns dazu einfach direkt an)

2.1.1 Auftragsimport via Excel-Upload

Bevor Sie die Aufträge über den Excel-Upload hochladen, empfehlen wir ihnen zunächst einige globale Einstellungen vorzunehmen. Die Einstellungen müssen bereits vor dem ersten Excel-Upload erfolgen, da ansonsten die Anpassungen nicht bei dem Upload mit berücksichtigt werden. Näheres dazu finden Sie in den Kapiteln unter den Einstellungen. Wichtigste Vor-Konfigurationen sind die “Allgemeinen Einstellungen” und der “Excelkonfigurator”.

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Hinweis

Aktuell werden werden die Excel-Dateiformate .XLSX und .XLS unterstützt.


2.1.2 Excel-Upload - Auftragsdetails hinterlegen

Die Auftragsdetails bzw. Felder, die Sie (ggf. mit beliebiger Benennung in Ihrer Datei) nutzen können, sind im Folgenden beschrieben:

Eindeutige ID des Auftrags (optional)
Sie können jedem Auftrag eine beliebige Identifikationsnummer geben, die Ihnen später in der Planungsansicht angezeigt wird.

Name/Firma des Empfängers (optional)
Der Name oder Firmenname des Empfängers zur Anzeige in der Planungsansicht.

Kundennummer des Empfängers (optional)
Es kann mehrere Aufträge eines Kunden in der Tabelle geben, deshalb kann die Kundennummer in einer Tabelle mehrfach vorkommen. Die Kundennummer kann dazu verwendet werden, Adressen eindeutig zu identifizieren. Eine Adresse wird nicht neu ins System eingetragen, wenn die Kundennummer bereits aus einem früheren Import hinterlegt ist. Der zur Adresse gehörige Liefer-Dienstleistungsauftrag wird mit neuen Daten (z.B. Zeitfenster, Ladung usw.) natürlich trotzdem auch neu angelegt.

Straße des Empfängers (optional)
Der Straßenname der Empfänger-Adresse. Wenn nichts angegeben ist, wird ein zentraler Punkt im angegebenen Ort verwendet.

Hausnummer des Empfängers (optional)
Wenn nichts angegeben ist, wird ein zentraler Punkt auf der angegebenen Straße verwendet.

Postleitzahl des des Empfängers
Dies ist ein Pflichtfeld. Entweder Ort oder Postleitzahl müssen angegeben sein.

Stadt/Ort des Empfängers
Dies ist ein Pflichtfeld. Entweder Ortsname oder Postleitzahl müssen angegeben sein.

E-Mail-Adresse des Empfängers (optional)
Sie wird bei der Empfänger-Adresse hinterlegt. Wenn diese angegeben ist, wird der Empfänger per E-Mail über die voraussichtliche Ankunftszeit der Lieferung / des Mitarbeiters informiert, sobald dieser die Tour gestartet hat (z.B. durch Benachrichtigung aus einem angebundenen Telematik-System heraus). Bitte beachten sie auch den Punkt "Benachrichtigung des Empfängers per Email".

Mobiltelefonnummer des Empfängers (optional)
Sie wird bei der Empfänger-Adresse hinterlegt. Sie kann (als Alternative oder Ergänzung zur E-Mail-Benachrichtigung) für die Benachrichtigung des Endkunden per SMS genutzt werden. Dies erfordert allerdings eine zusätzliche Konfiguration und ist mit Zusatzkosten verbunden. Mit der Eintragung der Nummer in die Tabelle entstehen jedoch noch keinerlei Zusatzkosten.

Land des Empfängers (optional)
Das Land der Empfänger-Adresse. Wenn die Spalte in Ihrer Tabelle fehlt oder nicht ausgefüllt ist, wird “Deutschland” als Standard verwendet.

Zeitaufwand beim Empfänger (optional)
Die geschätzte Zeitdauer in Minuten, die der Fahrer oder Außendienstmitarbeiter beim Empfänger voraussichtlich benötigen wird, um die Lieferung vor Ort abzugeben oder die Dienstleistung durchzuführen. Wenn nichts angegeben ist, wird zunächst geprüft, ob der Auftrag eine “ “Auftragsart” (z.B. “Abholung oder “Lieferung”) hat. Wenn dies der Fall ist, wird der Wert verwendet, den Sie im “Termineditor” für diese Auftragsart konfiguriert haben. Wenn es keine Auftragsart zu diesem Auftrag gibt, wird immer der Wert angenommen, der unter “Allgemeine Einstellungen” konfiguriert wurde.

Datum des Auftrags (optional)
Das geplante Datum für die Lieferung / den Auftrag. Das Datum muss sich in der Zukunft befinden, da nicht in die Vergangenheit geplant werden kann. Wenn kein Datum angegeben ist, wird versucht, eine Planung noch für den aktuellen Tag durchzuführen. Wenn es dazu zu spät ist und eine Planung für den restlichen Tag nicht möglich ist, werden die Touren automatisch für den Folgetag geplant. Dies ist z.B. der Fall, wenn die Planung um 10:00 Uhr stattfindet und das erste Zeitfenster aber schon um 08.00 Uhr hätte beginnen sollen.

Beginn des Auftragszeitfensters (optional)
Der Beginn des Zeitfensters (früheste mögliche Ankunft) für den Liefer-/Dienstleistungsauftrag. Hier muss eine Uhrzeit angegeben werden im Format “hh:mm” (z.B. 10:00). Wenn nichts angegeben ist, wird immer der Wert angenommen, der unter “Allgemeine Einstellungen” konfiguriert wurde.

Ende des Auftragszeitfensters (optional)
Das Ende des Zeitfensters (späteste mögliche Ankunft) für den Liefer-/Dienstleistungsauftrag. Hier muss eine Uhrzeit angegeben werden im Format “hh:mm” (z.B. 08:00). Wenn nichts angegeben ist, wird immer der Wert angenommen, der unter den Allgemeinen Einstellungen konfiguriert wurde.

Art des Auftrags (optional)
In diesem Feld kann angegeben werden, um welche Art von Auftrag es sich handelt. Beispiele sind “Abholung”, “Lieferung”, “Einbau”, “Ausbau” oder ähnliches. Alle unterschiedlichen Auftragsarten, die Sie hier eingeben, finden Sie später im “Termineditor” in der Smartlane-Webanwendung wieder. Sie können dann dort die Auftragsarten und z.B. Standard-Aufenthaltsdauern beim Endkunde für die jeweiligen Auftragsarten für künftige Imports konfigurieren. Wenn es die Auftragsart schon im System gab, wird diese hier wiederverwendet. Es muss keine Auftragsart angegeben werden.

Größe der Ladung (optional)
Die Größe der Ladungs-Elemente (z.B. Volumen, Gewicht, oder Anzahl der Packstücke), die an dieser Adresse geliefert werden sollen. In der Konfiguration unter “Allgemeine Einstellungen” kann die Gesamtkapazität der Fahrzeuge angegeben werden. Diese bestimmt die maximale Größe der Packstücke, die in eine Tour / ein Fahrzeug verplant werden. Wenn in dem Feld nichts angegeben ist, wird immer der Wert angenommen, der unter den Allgemeine Einstellungen konfiguriert wurde.

Fahrzeugtyp (optional)
Alle Aufträge, für die dieses Feld mit dem Wert “LKW” belegt ist, werden zu einer oder mehreren LKW-Touren zusammengefasst. Diese LKW-Touren werden dann mit LKW-Restriktionen berechnet. Z.B werden Straßen, die von LKWs mit über 3,5t zulässiges Gesamtgewicht nicht befahren werden dürfen, in der Tourenplanung ausgeschlossen. Für alle Auftragszeilen in der Tabelle, die diesen LKW-Eintrag nicht haben, werden separate Touren ohne Restriktionen berechnet. Falls kein Wert Angegeben ist, wird der Typ "PKW" für die Tourenplanung verwendet.

Referenz-Auftrags-ID (erforderlich bei Pick-up & Delivery-Aufträgen)
Diese Spalte ist erforderlich, wenn Sie Pick-up & Delivery (Abhol- und Liefer-)Aufträge anlegen möchten. Um die beiden Aufträge miteinander zu verbinden, tragen Sie bei dem Delievery-/Lieferauftrag die Auftrags-ID des Pick-up-/Abholauftrags in die Referenzspalte ein. Damit kann die Software erkennen, welcher Auftrag als erstes ausgeführt werden muss und dass beide Aufträge innerhalb der gleichen Tour verplant werden müssen.

Tour-ID (optional)
Mit dieser Spalte können Sie selbst Auftrage vorab fest zu Touren zuordnen. Tragen Sie dazu in dieser Spalte für alle Auftragszeilen, die Sie in einer Tour gebündelt haben möchten, den jeweils gleichen Wert ein (z.B. überall “123”). Dann erfolgt keine automatische räumliche Zuteilung dieser Aufträge zu optimalen Touren mehr. Die Optimierung erfolgt nur, wenn dieses Feld leer gelassen wird.

Benachrichtigung des Empfängers per E-Mail (optional)
Mit dieser Spalte können Sie für jeden Auftrag explizit setzten, ob der Auftragsempfänger per E-Mail über die voraussichtliche Ankunftszeit der Lieferung / des Mitarbeiters informiert werden soll, sofern eine E-Mail-Adresse angegeben ist. Tragen sie dazu z.B. ein "x", oder "ja" in diese Spalte ein. Leerlassen der Spalte wird als "nein" gewertet. Wenn Sie auf diese Konfigurationsmöglichkeit verzichten, wird die Einstellung aus den Allgemeinen Einstellungen verwendet.

Benachrichtigung des Empfängers per SMS (optional)
Eine Benachrichtigung des Empfängers per SMS wird ebenfalls angeboten, und kann auf Wunsch mit in dieser Spalte gesetzt werden. Bitte kontaktieren Sie uns hierzu direkt, da dieses Angebot mit Zusatzkosten verbunden ist.

Notizen zum Auftrag (optional)
In dieser Spalte können Sie Vermerke und Notizen zum Auftrag festhalten. Sie werden auch in der Webanwendung unter Auftragsdetails angezeigt.

2.1.3 Excel-Upload - Der Upload

Den Button “Excel-Upload” zum Hochladen Ihrer Excel-Datei finden Sie oben links im obersten Menübalken. Es öffnet sich ein überlagerndes Fenster, in dem die Datei nun hochgeladen und weitere Voreinstellungen vorgenommen werden können. Entweder können Sie Ihre Excel-Datei per Drag & Drop in das Fenster ziehen oder durch Klick auf das blaue Feld Ihre Datei hochladen. Bevor Sie nun auf “Upload” klicken, können Sie noch weitere Einstellungen vornehmen:

Mit der Auswahl “Alle vorhandenen Touren vor dem Upload löschen” werden alle bereits geplanten Touren, die Sie unter dem Bereich Touren finden, archiviert. Um Zugriff auf das Archiv zu haben, benötigen Sie das Preispaket Gold oder höher.

Darüber hinaus können Sie einstellen, dass Fahrer automatisch den neu geplanten Touren zugewiesen werden. Ist das Feld nicht aktiviert, können Sie diese nachträglich und manuell unter dem Reiter „Touren“ zuordnen.

Mit “Auftragsimport, keine Tourenberechnung” können Sie auch einfach nur Aufträge via Excelliste hochladen, ohne dass diese zu Touren verplant werden. Die Aufträge erscheinen dann in der Auftragsliste unter den „offenen Aufträgen“ (siehe Kapitel Auftragsverwaltung).

Darüber hinaus können Sie noch weitere optionale Angaben machen, wie die maximale Anzahl an Touren bzw. Fahrern. Zusätzlich können Sie noch einen Namen für die Tour bzw. die Touren festlegen. Dies dient lediglich einer genauen Identifikation Ihrerseits. Auch können Sie ein anderes Depot auswählen, sollten Sie mehrere hinterlegt haben. Geben Sie keins an, wird automatisch die Adresse verwendet, die Sie bei Aktivierung des Testzugangs hinterlegt haben.

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Angabe einer max. Anzahl von Touren bzw. Fahrern

Bitte bedenken Sie, dass bei Angabe einer maximalen Anzahl an Fahrern/Touren die Tourenplanung evtl. fehlschlägt, da nicht alle Aufträge in die maximale Anzahl passen. In diesem Falle würde eine Fehlermeldung erscheinen.

Abschließend klicken Sie auf Upload, um die Datei hochzuladen. Bei erfolgreichem Upload wird Ihnen dies bestätigt. Sollten Sie bspw. den Schritt über den Excelkonfigurator vergessen haben, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung. Zu den geplanten Touren kommen Sie nun über den Reiter „Touren“ oder indem Sie einfach in dem Uploadfenster auf „Zu der Tourenansicht“ klicken.

2.1.4 Manuelles Anlegen von Aufträgen

Um einen neuen Auftrag anzulegen, klicken Sie in das Suchfeld, das oben Links die Karte überlagert. Beim Klick erscheint die Startadresse der Tour. Hier wird standardmäßig immer das zentrale Depot ausgewählt, welches unter der Adresse hinterlegt ist, die Sie bei Aktivierung des Zugangs angegeben haben. Das Standarddepot können Sie jedoch auch gegen ein anderes Depot, welches Sie vorab über den Depoteditor angelegt haben, austauschen. Dazu geben Sie die Adresse ein, dann werden Ihnen bereits angelegte Depots vorgeschlagen, die der bisherigen Eingabe entsprechen. Alternativ können Sie auch einen Abholauftrag mit einer Kundenadresse eingeben, sollte es sich hierbei um einen Pick-up & Delivery (= Abhol- und Liefer-) Auftrag handeln. Dies ist dann der Fall, wenn die Ware bei einem Kunden abgeholt wird, um bei einer anderen Zieladresse oder einem Depot wieder ausgeliefert zu werden.

Danach geben Sie die Zieladresse des Auftrags an. Ist die Startadresse ein Depot, kann es sich hierbei um eine Sendung oder auch Abholung handeln.

Nach Eingabe von sowohl Start- als auch Zieladresse erscheint eine erweiterte Detailansicht in die sie die restlichen Auftragsdetails wie Lieferzeitfenster oder Aufenthaltsdauer eingeben und speichern können. Nach erfolgreicher Speicherung finden Sie den Auftrag in der Auftragsliste unter dem Filter “offenen Lieferungen”.

Ad-hoc-Aufträge
Sie können zudem einzelne oder mehrere Aufträge nachträglich zu bestehenden Touren hinzufügen. Hierfür wählen Sie die entsprechenden Aufträge in der Auftragsliste mit Linksklick aus und betätigen den Button “Zur Tour hinzufügen”. Sollten die Aufträge zeitlich und kapazitätsmäßig noch in die Tour passen, wird Ihnen dies mit dem grünen Pop-up-Feld oben links in der Ecke bestätigt. Andernfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung.

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Ad-hoc-Auftrag

Sollte es sich um eine Auslieferung handeln, beachten Sie, dass der Fahrer die entsprechende Sendung bereits geladen hat. Andernfalls müssen Sie den Auftrag in Form eines P&D-Auftrags mit entsprechendem Depot anlegen. Handelt es sich um einen Abholauftrag ist dies unbedenklich.


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2.1.5 Manuelles Anlegen von Pick-up & Delivery-Aufträgen

Das Pick-up & Delivery ist ein Spezialfall unter den Auftragsarten. Darum wird es im Nutzertutorial nochmals gesondert dargestellt.

Bei einem Pick-up & Delivery-Auftrag handelt es sich jeweils um eine Kombination aus einem Abhol- und einem Lieferauftrag. Sie holen einen Auftrag beim Kunden ab, welcher bei einer anderen Kundenadresse oder auch bei einem Depot wieder abgeladen wird. Beispiel hierfür wäre das Aholen von online bestelltem Essen in einem Restaurant und die Lieferung zu dem entsprechenden Kunden. Ein anderer Anwendungsfall kann aber auch das Einsammeln von Retouren sein, die anschließend weiter im Depot verarbeitet werden. Pick-up & Delivery-Aufträge unterscheiden sich in zwei Punkten von einer klassischen Depot-Tour, bei der nur einmal alle Ladungen zu Beginn der Tour eingeladen werden:

In Touren mit Pick-up &Delivery-Aufträgen wird immer sichergestellt, dass der Abholauftrag vor dem Lieferauftrag ausgeführt wird.
Es wird berücksichtigt, dass das Fahrzeug mit jeder Abholung (um die jeweilige Ladungszahl des Auftrags) stärker ausgelastet ist und vor der Ablieferung die Fahrzeugkapazität u.U. früher ausgeschöpft ist.

Um einen Pick-up-Auftrag anzulegen, gehen Sie zunächst in den Reiter “Aufträge” im Seitenmenü. Dort finden Sie oben links in der Karte die Eingabemaske für Aufträge. Klicken Sie auf das Feld, wird Ihnen als Standard-Startadresse automatisch das zentral hinterlegte Depot angezeigt - das wäre dann eine reine Depot-Tour mit nur einer Abholung am Depot zu Beginn der Tour und kein Pick-up & Delivery. Um nun die Depot- durch die Pick-up-Adresse austauschen zu können, klicken Sie einfach in das obere Textfeld (Abholadresse). Nun können Sie die entsprechende “Abholadresse” eingeben. Im zweiten Schritt geben Sie in die zweite Zeile die Zieladresse (Feld “Lieferadresse”) ein. Werden während der Fahrt eingeladene Sendungen direkt auch ausgeliefert, reguliert sich das Fahrzeugvolumen von allein nach erfolgreicher Zustellung.

Die beiden Pickup & Delivery-Aufträge werden Ihnen in der Auftragsliste immer als Paar angezeigt. Die Abholung - der Pick-up-Auftrag - ist mit einem “P” und die Lieferung - also der Delivery-Auftrag - ist mit einem “D” gekennzeichnet.

Pick-up-Aufträge haben zudem den Vorteil, dass sie unabhängig der bereits ins Fahrzeug geladenen Lieferungen, spontan bzw. kurzfristig zu bestehenden Touren ergänzt werden können, sollte das Fahrzeug zu diesem Zeitpunkt noch Ladefläche für die entsprechenden Pakete frei haben.

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Pick-up & Delivery-Aufträge zu bestehenden Touren hinzufügen

Auch Pick-up & Delivery-Aufträge können zu bestehenden Touren hinzugefügt werden. Wählen Sie dazu einfach den Pick-up-Auftrag aus und fügen Sie diesen zu der gewünschten Tour hinzu. Durch die Verbindung beider Aufträge zieht die Software den Delivery-Auftrag automatisch nach.

2.2 Das Dashboard

Das Dashboard dient als Einstiegspunkt in Smartlane. Es bündelt die für den Disponenten wichtigen Informationen übersichtlich in einer gemeinsamen Ansicht.

Das orangefarbene Feld zeigt die Anzahl der erforderlichen Aktionen an. Sollten Aktionen erforderlich sein, so sind diese außerdem im darunter liegenden Kasten aufgelistet und Sie können diese dort direkt bearbeiten: entweder durch einen Klick auf den Telefonhörer, um direkt - falls entsprechend konfiguriert - eine Sprachverbindung (z.B. mittels Skype) aufzubauen oder durch einen Klick auf den Haken, um die Aktion als erledigt zu markieren, wonach es auch aus der Liste verschwindet. Auf der Karte rechts daneben können Sie zudem die genauen Standpunkte der Problemfälle sehen, und auch hier den Einzelpunkt auswählen.

Das eisblaue Feld oben neben den Fehlermeldungen stellt die Anzahl der aktuell noch unverplanten Aufträge dar. Darin sind alle Aufträge enthalten, die im System als offen gekennzeichnet sind (z.B. wiedereingestellte Aufträge nach nicht erfolgter Zustellung oder Aufträge, die via Programmierschnittstelle eingespielt oder manuell angelegt wurden, sich aber noch in keiner Tour befinden). Ein Klick auf das Element führt direkt zu der Auftragsübersicht (im Seitenmenü der Punkt ‘Aufträge’).

An den beiden Diagrammen oben rechts im Bild wird für Sie aufbereitet dargestellt, wie die sich die Statistik aus Zustellungen und Pünktlichkeit momentan zusammensetzt. Diese beziehen sich jeweils auf den heutigen Tag. Es gibt auch die Möglichkeit, einen vollständigen Tagesbericht in Form einer Excel-Datei herunterzuladen. Diese Funktion finden Sie im Bereich Touren

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Mehrschichtige Kartenansicht

Zur Karte gibt es noch zu wissen, dass Sie verschiedene Ebenen aus- und einblenden, sowie gesammelt anzeigen lassen können.

2.3 Die Tourenübersicht

In der Tourenansicht werden Ihnen bereits geplante/vordisponierte oder auch laufende Touren mithilfe einer Zeitleiste angezeigt. Die einzelnen Touren des jeweils gewählten Tages (Datumswahl links oben im Hauptbereich) werden zeilenweise angezeigt.

Pro Tour können bereits Fahrer zugeordnet sein – wenn Sie die automatische Zuordnung beim Upload gewählt haben – oder Sie können diese manuell per Klick auf „Jetzt zuordnen“ hinzufügen.
Die Rechtecke bilden die Aufträge bzw. Sendungen. Die Länge hängt jeweils von der angegebenen Aufenthaltsdauer ab. Die Farben zeigen den Status der jeweiligen Sendung an.

Indem Sie mit der Maus über ein Rechteck fahren, wird eine erste Übersicht an Detailinformationen zu dem jeweiligen Auftrag angezeigt. Der Klick auf ein Rechteck ermöglicht es Ihnen, die vollen Detailinformationen einzusehen (bei zugestellten Aufträgen bspw. die Unterschrift des Kunden) oder auch den Auftrag aus der Tour zu löschen. Dieser erscheint dann wieder in der Auftragsliste unter „offene Aufträge“.

Haben Sie mehrere Touren geladen, sodass Sie runterscrollen müssen um sich eine Tour anzuschauen, empfiehlt es sich, die Funktion „Ansicht automatisch aktualisieren“ zu deaktivieren, da die Ansicht sonst immer wieder hochspringt, sobald der Tourenstatus aktualisiert wurde. Anschließend können Sie diese wieder aktivieren.

Zu den einzelnen Touren stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung:

  • Tour umbenennen: Durch Eingabe eines Namens können Sie der Tour einen individuellen Identifikator geben.
  • Archivieren: Die Tour wird aus der Timeline entfernt und archiviert. Die Archivierung ist im Kontext der Weboberfläche identisch zum Löschen; eine archivierte Tour kann durch den Nutzer (vorerst) nicht wiederhergestellt werden.
  • Rollkarte exportieren: Die Rollkarte gibt Ihnen eine detaillierte Übersicht über die Tour (Datum, Abfahrtszeit, Länge oder auch Dauer) und deren einzelne Aufträge (Adresse, Zeitfenster, Ladung). Üblicherweise wird diese ausgedruckt und den Fahrern (in analoger Form) als Backup mitgegeben.
  • Tour komplett neu planen: Die Tour wird unabhängig von der Fahrerposition komplett neu geplant und unter Berücksichtigung der aktuellen Verkehrslage erneut optimiert.
  • Tour mit aktueller Fahrerposition neu planen: Gleiche Funktion wie zuvor, nur dass die Fahrerposition bei der Planung mit berücksichtigt wird.
  • Download des stets aktuellen Tagesberichts (Pfeilsymbol neben der Datumsanzeige)

Über das Download-Symbol neben der Datumanzeige können Sie darüber hinaus einen Tagesbericht downloaden.

Zusätzlich können Sie sich die Touren auch in der Kartenansicht anzeigen lassen. Klicken Sie dafür entweder auf das Positionszeichen neben dem Tourennamen oder oben rechts auf das entsprechende Kartensymbol. Hierbei wird die Tour inkl. der geplanten Fahrtstrecke und der Einzelaufträge auf einer Karte dargestellt.


2.4 Auftragsverwaltung

Auf der linken Seite befindet sich die Liste von Aufträgen, rechts die Kartenansicht, auf der die einzelnen Aufträge verortet sind. In der Liste selbst werden die Aufträge mit einigen ausgewählten Daten wie Kundennummer, Name des Kunden und Adresse dargestellt. Die farbige Markierung links neben den Details kennzeichnet die von Ihnen vergebene Terminart. Durch Klicken auf das jeweilige Info-Symbol neben den Aufträgen in der Liste öffnet sich ein schwebendes Fenster mit den Auftragsdetails. Detailinformationen wie Datum, Lieferzeitfenster, Aufenthaltsdauer oder Fahrzeugtyp können von Ihnen somit auch nachträglich noch editiert und neu abgespeichert werden.

Durch Linksklick auf einen Auftrag in der Liste können Sie einen Auftrag markieren und auswählen. Der ausgewählte Auftrag wird in der Kartenansicht mit einem kleinen orangefarbenen Positions-Tropfen kenntlich gemacht. Klicken Sie nacheinander mehrere an, werden diese gemeinsam markiert. Die markierten Aufträge können Sie (1) zu einer Tour verplanen, (2) zu bereits bestehenden Touren hinzufügen, (3) löschen oder (4) auf die Merkliste setzen.

Möchten Sie den Auftrag zu einer bereits bestehenden Tour hinzufügen, öffnet sich nach Klick auf den entsprechenden Button ein überlagerndes Fenster, in dem Sie die Tour nach Datum und Tourname auswählen können. Sollte der Auftrag kapazitäts- oder zeitbedingt nicht mehr in die Tour passen, erscheint eine Fehlermeldung.

Zu den auf die Merkliste gesetzten Aufträge gelangen Sie über das Sternsymbol oben rechts über der Liste. Unter dem Stern wird Ihnen zudem die Anzahl der gemerkten Aufträge angezeigt. Die gemerkten Aufträge können nun entweder zu einer Tour geplant oder wieder aus der Liste entfernt werden.

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Eingeschränkte Funktionen innerhalb der Merkliste

Weitere Optionen für Aufträge innerhalb der Merkliste stehen nicht zur Verfügung. Soll aus der Merkliste eine Tour geplant werden, so ist dies nur mit allen gemerkten Aufträgen möglich. Somit entfällt auch das Hinzufügen eines einzelnen Auftrags aus der Merkliste zu einer bestehenden Tour.

Darüber hinaus kann sowohl in der normalen als auch der Merkliste nach Aufträgen gesucht und gefiltert werden. Sie können über die Eingabe der Kundennummer oder des Firmennamens im Suchfeld gezielt nach einem Auftrag suchen. Durch den Mausklick auf das Filtersymbol links neben dem Suchfeld öffnet sich ein überlagertes Fenster, in dem Sie nach Auftragsstatus und Terminart filtern können. Über den Button “Anwenden” wird der Filter aktiviert. Eine weitere Filtermöglichkeit steht Ihnen oben rechts über der Karte zur Verfügung. Hier können Sie aktivieren, ob Ihnen nur Aufträge ohne Lieferdatum oder alle angezeigt werden sollen. Zusätzlich können Sie noch einen Zeitraum festlegen, indem Sie auf das Datum links über der Karte klicken und ein entsprechendes Datum auswählen.

Rechts neben der Auftragsliste befindet sich die Karte. Über das Feld oben links in der Karte lassen sich neue Aufträge anlegen (mehr dazu in Kapitel “Aufträge manuell in der Webanwendung anlegen”). Die Karte zeigt immer die links in der Auftragsliste aufgeführten bzw. gefilterten Aufträge an. Auf der Karte selbst ist sowohl das Markieren von Aufträgen (linker Mausklick) sowie die Detailanzeige (rechter Mausklick) möglich. In der oberen rechte Ecke der Karte können Sie die Ansicht anpassen. Hier steht Ihnen die Auswahl Standard, LKW, Verkehrslage, Satellit und Fußgänger/Rad zur Verfügung.

Bei der Auftragsanzeige auf der Karte können Ihnen verschiedene Symbole begegnen:

  • einfaches, blaues Symbol - Positionsmarkierung von einem Auftrag
  • blaues Symbol für Mehrfachlieferung - Positionsmarkierung von einer Mehrfachlieferung. D.h. an markierter Adresse sind mehrere Aufträge hinterlegt (siehe angezeigte Anzahl)
  • grüner Kreis - Hier liegen mehrere Aufträge (siehe angezeigte Anzahl im Kreis) ganz in der Nähe und wurden aufgrund einer besseren Übersichtlichkeit zusammengefasst dargestellt. Indem Sie in die Karte zoomen werden Ihnen wieder die Aufträge einzeln angezeigt.
  • gelber Kreis - Gleiche Thematik wie auch der grüne Kreis. Ab 10 Aufträgen werden diese jedoch gelb markiert.

Das Einstellungsmenü rechts unter der Kartenansicht ermöglicht weitere Konfigurationen der Karte. Eine Option ist das Ein- oder Ausblenden aller Aufträge. Die zweite Option betrifft den Depotdialog. Ist dieser aktiviert erscheint - wenn Sie markierte Aufträge aus der Liste zu einer Tour planen möchten - ein überlagerndes Fenster, in welchem Sie das Depot für die Tour auswählen können. Die dritte Einstellungsmöglichkeit bezieht sich auf die Anzeige der Aufträge. Hier können Sie festlegen, ob die Aufträge einzeln oder - wie in dem vorherigen Absatz mit den Markierungen beschrieben - zusammengefasst (als Cluster) dargestellt werden sollen.


2.5 Adressverwaltung

In der Spalte links sehen Sie alle Ihre bereits angelegten Adressen. Diese können Sie über Eingabe in das Suchfeld oben rechts durchsuchen oder über den Alphabet-Filter sortieren. Bestehenden Adressen können Sie bearbeiten, indem Sie mit Linksklick eine Adresse auswählen. Nun erscheinen alle hinterlegten Daten rechts daneben als Datensatz. Mit Klick in die jeweiligen Info-Zeilen können Sie nun entsprechende Änderungen vornehmen. Klicken Sie abschließend auf “Speichern” und die vorgenommenen Änderungen werden in der Datenbank übernommen.

Um eine neue Adresse anzulegen, hinterlegen Sie einfach die entsprechenden Daten in dem leeren Adressfeld. Befinden sich bereits Daten im Feld, klicken Sie auf das Plus-Zeichen in der linken oberen Ecke. Dann wird das Eingabefeld entsprechend geleert und Sie können nun Ihre Daten eintragen. Mit dem Klick auf den Button “Adresse anlegen” bestätigen Sie den Vorgang und die neue Adresse wird zu Ihrer Bibliothek hinzugefügt.

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Adressen löschen

Das Löschen von Adressen ist nicht möglich, da diese möglicherweise mit Aufträgen in bereits verplanten Touren verknüpft wurden. Wenn Sie dennoch (z.B. aus datenschutzrechtlichen Gründen) eine Adresse löschen wollen, sprechen Sie uns bitte an.

Sie können sowohl neue als auch bereits angelegte Adressen als Depot definieren. Aktivieren Sie dafür einfach die Schaltfläche “Depot” vor dem Speichern. Zukünftig können somit auch von dieser Adresse Touren geplant und gestartet werden.

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Es können nur Adressen mit gleichem Depot zu einer Tour verplant werden.

Unter “Auftrag speichern” können Sie bei Eingabe von Start- und Zieladresse diese auch direkt als neuen Auftrag im System übernehmen. Ist das Adressfeld Startadresse leer und Sie geben nur die Zieladresse ein, wird automatisch Ihr hinterlegtes Depot (die angegebene Adresse bei erstmaliger Registrierung) als Startadresse verwendet. Wenn Sie einen Auftrag anlegen, können Sie zudem weitere Details wie Lieferdatum, Zeitfenster, Aufenthaltszeit, Terminart etc.hinterlegen. Klicken Sie dafür auf “Auftragsdetails bearbeiten”. Möchten Sie den Auftrag nachträglich bearbeiten, so können Sie dieses unter dem Seitenmenüpunkt “Aufträge” vornehmen.

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Neue Adressen vorab speichern

Wenn Sie einen Auftrag mit einer noch nicht hinterlegten Adresse anlegen wollen, müssen Sie vorab nach Adresseingabe auf “Speichern” im Adressfeld klicken. Nach der Adressspeicherung kann der dazugehörige Auftrag angelegt werden. Andernfalls wird der Auftrag nicht gespeichert!


2.6 Analyse

Das Analyse-Menü beinhaltet die Ansicht vordefinierter individueller Auswertungen. Hier können Sie sich bspw. alle in einem Monat gelieferten Aufträge, aufgeschlüsselt nach Pünktlichkeit - anzeigen lassen. Diese Ansicht unterscheidet sich je nach Kundenanforderung.


2.7 Empfängerbenachrichtigung

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, wie Sie Ihre Empfänger bzw. Endkunden über den Auftragsstatus informieren können. Die Empfängerbenachrichtigung per E-Mail ist standardmäßig in allen Preispaketen enthalten. Ab dem Preispaket Silber und höher ist zudem die Benachrichtung per SMS verfügbar.

Die E-Mail-Benachrichtigung erfordert, dass Sie in den Kundendaten die entsprechende E-Mail-Adresse hinterlegt und Sie zudem die Zustimmung des Kunden nach der neuen europäischen Datenschutzverordnung über den Erhalt von E-Mails sowie der Weitergabe seiner E-Mail-Adresse an Smartlane eingeholt haben.

Für den Versand von den E-Mails müssen Sie die E-Mail-Benachrichtigung in den allgemeinen Einstellungen aktivieren. Alternativ können Sie dies auch individuell pro Kunde festlegen. Dazu setzen Sie in den Auftragsdetails (siehe Auftragsverwaltung) oder innerhalb der Excelliste ein entsprechendes Häkchen.

Sobald die Tour gestartet ist (z.B. über ein extern angebundenes Telematik-System), werden Ihre Kunden über die voraussichtliche Lieferzeit informiert. Die E-Mail enthält einen Link zur Tracking-Webseite, auf der der Kunde die Ankunftszeit des Fahrers am Zielort stets nachverfolgen kann. Ab dem Preispaket Gold steht Ihnen die Tracking-Seite White-Labeling zur Verfügung. Das heißt, Sie können ein eigenes Logo einfügen und die Farben entsprechend anpassen.

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SMS-Benachrichtigung

Die Kundenbenachrichtigung per SMS ist erst ab Preispaket Silber verfügbar und muss von uns vorab freigeschaltet werden, da mit dem SMS-Versand zusätzliche Kosten verbunden sind. Die Preise pro SMS finden Sie auf unserer Preisseite unter den einzelnen Preispaketen.


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Was sieht der Endkunde?

Der Endkunde kann nur seine eigene spezifische Lieferung einsehen. Er hat keine Einsicht auf Ihren Lieferbetrieb oder verbleibende Aufträge des Fahrers.


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2.8 Einstellungen

Das Einstellungsmenü befindet sich rechts oben neben dem Namen des aktuell eingeloggten Benutzers. Durch einen Klick darauf öffnet sich ein entsprechendes Menü, in dem diverse Konfigurationseinstellungen und das Ausloggen durchgeführt werden können. Welche Konfigurationsmöglichkeiten im Einzelnen zur Verfügung stehen, werden im Folgenden näher erläutert:

2.8.1 Allgemeine Einstellungen

In den allgemeinen Einstellungen sollten Sie vor der ersten Tourenplanung globale – also allgemeingültige – Planungsparameter festlegen. Diese kommen vor allem dann zum Tragen, wenn Sie keine detaillierteren Angaben zu den einzelnen Aufträgen hinterlegen möchten.

Zu den möglichen Konfigurationsparamtetern gehören folgende:

  • Standard-Paketzahl bei Aufträgen ohne weitere Angabe
  • Früheste Startzeit und späteste Endzeit für Aufträge ohne Zeitfensterangaben
  • Standardaufenthaltszeit beim Kunden für Aufträge ohne Angaben
  • Rückfahrt zum Depot am Ende der Tour
  • Fahrzeugkapazitäten
  • Empfängerbenachrichtigung per E-Mail oder SMS

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Empfängerbenachrichtigung via SMS

Die Kundenbenachrichtigung per SMS ist erst ab Preispaket Silber verfügbar und muss von uns vorab freigeschaltet werden, da mit dem SMS-Versand zusätzliche Kosten verbunden sind. Die Preise pro SMS finden Sie auf unserer Preisseite unter den einzelnen Preispaketen.

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Fahrzeugkapazität

Aktuell kann nur eine Dimension (Anzahl, Kilogramm, Volumen, ...) angegeben werden. Sollten Sie mehrere Dimensionen wünschen, sprechen Sie uns bitte an. Haben Sie Fahrzeuge mit unterschiedlichen Ladekapazitäten, können Sie diese durch ein Komma getrennt in dem entsprechenden Feld angeben.


2.8.2 Termineditor

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Termineditor

Der Termineditor ist dann von Vorteil, wenn Sie für verschiedene Auftragsarten standardmäßige Aufenthaltszeiten vor Ort beim Kunden hinterlegen möchten.

Über den Termineditor können Sie je nach Bedarf weitere Terminarten hinzufügen.Ein Beispiel für unterschriedliche Terminarten wäre die Unterscheidung von Abholungen und Lieferungen.

Das Hinzufügen einer neuen Terminart erfolgt über das Plus-Symbol links oben. Hier öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie die entsprechenden Termindetails hinterlegen können. Die Dauer wird in Minuten angegeben. Die Beschreibung des Termins und die Vergabe einer Farbe ist optional. Die Farbe dient lediglich dazu, dass Sie die Termine in der Auftragsliste visuell zuordnen können.
Klicken Sie anschließend auf Speichern. Nun wird die neue Terminart in der Liste angezeigt.

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Löschen von Terminarten

Ein Löschen von einzelnen Terminarten ist nicht möglich. Grund ist, dass diese bereits Aufträgen zugeordnet sein können, die bereits zu Touren verplant wurden. Sollen Terminarten gelöscht werden sprechen Sie uns bitte an.


2.8.3 Gebietseditor

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Gebietseditor

Der Gebietseditor dann von Vorteil, wenn Fahrer immer die gleichen Kunden anfahren sollen. Da das Festlegen von Liefergebieten einen Eingriff in die Optimierung bedeutet, empfehlen wir Ihnen, wenn möglich ohne definierte Liefergebiete zu Planen.

Rechts in der Liste sehen Sie bereits definierte Gebiete. Diese können Sie sich auch auf der Karte anzeigen lassen, indem hier oben auf dieses Symbol klicken.

Um ein neues Liefergebiet festzulegen, geben Sie mindestens zwei Ziffern in dem Suchfeld ein und klicken dann auf den Button PLZ-Gebiete. Durch Linksklick können Sie diese nun markieren. Wenn Sie noch ein weiteres Gebiet hinzufügen möchten, was aktuell nicht aufgeführt ist, können Sie mit einem Rechtsklick auf das entsprechende Gebiet klicken und es wird ebenfalls hinzugefügt. Anschließend müssen Sie dieses ebenfalls mit einem Linksklick auswählen. Um das Gebiet abzuspeichern geben Sie nun einen Gebietsnamen ein und klicken auf Speichern. Das neu definierte Liefergebiet erscheint nun in der Liste.

Anschließend können Sie dem Liefergebiet bei Bedarf einen Fahrer aus der bereits angelegten Fahrerliste hinzufügen. Dies ist aber ein optionaler Schritt. Aktuell kann pro Gebiet ein Fahrer zugeordnet werden. Dieser kann nachträglich auch noch geändert werden. Klicken Sie dazu einfach auf den hinterlegten Fahrernamen und wählen Sie einen neuen aus der Liste aus.

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Angelegte Liefergebiete editieren oder löschen

Nachträglich können Sie angelegte Liefergebiete umbenennen oder löschen. Ein nachträgliches Editieren der einzelnen Liefergebiete – d.h. PLZ-Gebiete hinzufügen oder rausnehmen – ist aktuell nicht möglich.


2.8.4 Excel-Konfigurator

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Verwendung eigener Exceltabellen für den Datenupload

Wenn Sie für die Aufträge eine eigene Exceltabelle und nicht unsere Beispieldatei als Formatvorlage verwenden wollen, müssen Sie den Schritt über den Excelkonfigurator nehmen.

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Formatierung der Excelliste

In Ihrer Excelliste achten Sie bitte darauf, dass die erste Zeile direkt die Benennung der Spalten – also die Spaltennamen – enthält, da ansonsten hinterher der Tagesbericht mit der Tourenübersicht nicht korrekt angezeigt werden kann.

Mithilfe des Excel-Konfigurators kann auf einfache und übersichtliche Art der Datenupload konfiguriert werden. Durch das Importieren einer bestehenden Excel-Vorlage kann das System teilautomatisiert konfiguriert werden - d.h. die Software ordnet automatisch Ihre Spaltennamen den unsrigen zu. Sollten manche Spaltennamen nicht automatisch zugeordnet werden können, finden Sie diese im rechten Bereich. Mittels Drag & Drop können Sie diese dann einfach manuell den entsprechenden Feldern zuordnen.

Klicken Sie abschließend auf speichern. Nun können Sie mit Ihren Excellisten arbeiten. Sobald Sie jedoch einen Spaltennamen ändern, hinzufügen oder löschen, müssen Sie diesen Vorgang erneut vornehmen.


2.8.5 Depoteditor

Depots sind die Startpunkte – wie z.B. ein Lager – von denen aus Touren geplant werden können. Als Standarddepot wird automatisch immer die Adresse verwendet, die Sie bei Aktivierung des Testzugangs eingegeben haben.

Links in der Liste sehen Sie die bereits angelegten Depots. Klicken Sie auf ein Depot in der Liste, werden rechts die dazugehörigen Depotdetails sowie der Standort auf der Karte angezeigt. Die Depotdetails können Sie in dem rechten Feld gegebenenfalls editieren und erneut abspeichern.
Ist das Detailfeld leer, können Sie einfach durch Eingabe der entsprechenden Depotdaten ein neues Depot anlegen. Um das Detailfeld zu leeren, klicken Sie oben links auf das Pluszeichen. Nach Eingabe der Daten bestätigen Sie diese über den Speicher-Button und das Depot erscheint nun links in der Liste.


Updated 3 months ago

2. Webanwendung


Für den Disponenten

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